A legtöbb ügynökség rögzíti az időt. Sokkal kevesebb teszi ezt elég pontosan ahhoz, hogy a számok bármit is jelentszenek. Az utólag rekonstruált munkaidő-nyilvántartásokra vonatkozó kutatások szerint a kiesés következetesen 20–30% körül alakul. Íme az öt pont, ahol ez a rés kinyílik.
1. Az idő utólagos rögzítése
Az emlékezet nem megbízható eszköz a munka rekonstruálásához. Egy 45 perces megbeszélés óraként rögzül. A megszakítások eltűnnek. Az átfedő feladatok egyetlen projekthez kerülnek. Az utólagos időnaplózással foglalkozó kutatások következetesen 20–30%-os alulbecslést mutatnak a tényleges számlázható időhöz képest. Az egyetlen korrekció a munka pillanatában való rögzítés: indítsd el az időmérőt a feladat kezdetekor, állítsd le, amikor befejezted. Minden más közelítés.
2. Nincs különbség a számlázható és nem számlázható munka között
A belső megbeszélések ugyanannyiba kerülnek, mint az ügyféllel végzett munka — de nem kellene megjelenniük a számlán. Explicit számlázható/nem számlázható kategóriák nélkül az ügynökség két rossz kimenetel közé szorul: vagy túlterheli az ügyfelet és vitát generál, vagy elnyeli azt a rezsiköltséget, amelynek az árazási döntéseket kellett volna befolyásolnia. A szétválasztás nem riportolási kényelem — a tényleges fedezet megértése és a becslés közötti különbség.
3. Az időjóváhagyási munkafolyamatok kihagyása
Egyetlen ellenőrizetlen naplózási hiba átvészelheti a teljes utat a rögzítéstől a számlakibocsátásig. Egy junior munkatárs négy órát naplóz a rossz projekthez. Egy alvállalkozó elfelejtett befejezettnek jelölni egy feladatot. Egyik sem látható felülvizsgálati lépés nélkül. Egy jóváhagyási munkafolyamat — heti egy aláírás csapattagként — elfogja ezeket a hibákat, mielőtt az ügyfélhez érnének. A felülvizsgálat percekig tart. Egy már kiküldött számla helyesbítése jóval tovább.
4. A becslések és tényadatok összehasonlításának elmulasztása
A rögzített áras projektek abban állapodnak meg, amennyibe egy adott hatókör kerül — nem garantálják, hogy a hatókör a büdzsén belül marad. Ha egy projektet 40 órára terveztek, és a csapat félúton 35 óránál jár, az a becsléssel vagy a hatókörrel kapcsolatos probléma jele. Az aktuális adatok és a becslések összehasonlítása mérföldköveknél — nem csak a végén — elegendő időt hagy a cselekvésre: újratárgyalásra, újrapriorizálásra, vagy legalábbis a következő projekt helyes árazására.
5. Az időadatok kizárólag számlázásra való használata
A számlázási pontosság az időadatok minimális felhasználása. Azok az ügynökségek, amelyek itt megállnak, számlázási eszközzel rendelkeznek, nem üzleti intelligencia eszközzel. Ugyanazok az adatok, amelyek megmondják, mennyi órát kell számlázni, azt is megmutatják, melyik ügyfél valóban nyereséges, melyik szolgáltatási ág emészti fel a fedezetet, amelyre nem lett árazva, és melyik becslés volt rendszeresen téves. Az időadat az egyetlen főkönyv, amely megmutatja, hová kerül valójában a munka.
A pontos időkövetés önmagában nem teszi nyereségesebbé az ügynökséget. Lehetővé teszi, hogy lássuk, hova megy a pénz. Ami ezután következik, attól függ, hogy valaki megnézi-e.
Cadensa
Kezdj el pontosan időt rögzíteni
Csatlakozz azokhoz az EU-s ügynökségekhez, amelyek a Cadensát használják a megfelelőséghez és a gyorsabb fizetéshez.
Ingyenes próba