Az elosztott csapatoknak van egy strukturális problémájuk, amellyel az irodai csapatok nem találkoznak: ha a munka időzónákon és fizikai jelenlét nélkül zajlik, az elvégzett munkának egyetlen közös nyilvántartása az, ami rögzítve lett. Ez az időkövetést adminisztratív teherből valami inkább csapatos koordinációs protokollhoz hasonlóvá teszi.
Állapodjanak meg abban, mit jelent a 'rögzített munka'
Mielőtt bármilyen eszközt bevezet, a csapatnak közös definíciókra van szüksége. Egy 45 perces megbeszélést 45 percként vagy kerekítve egy óraként rögzítenek? Beleszámít a kontextusváltási idő? Mi van az aszinkron dokumentum-felülvizsgálattal — egy összefoglaló elolvasásával, visszajelzés hagyásával? Nincsenek univerzális válaszok, de a csapaton belüli következetlenség olyan vitákat szül, amelyeket egyetlen szoftver sem tud feloldani. Egy egyoldalas irányelv — együtt átnézve, negyedévente felülvizsgálva — többet ér, mint bármely szoftver funkció.
Használjon egy eszközt, ne többet
A távoli csapatok időadatai rendszeresen szétszóródnak több rendszer között: projektkövetési eszköz, táblázat, számlázási platform, külön jóváhagyási rendszer. Minden átadás hibát visz be. Minden egyeztetés időt vesz el. Egyetlen platform, ahol az időt rögzítik, felülvizsgálják és riportolják, nem pusztán kényelmi kérdés — a különbség abban, hogy az adatot a csapat megbízhatónak tartja-e, vagy senki sem biztos benne.
Építsen aszinkron-barát munkafolyamatokat
A valós idejű időmérő kikényszerítése nem működik minden időzónán és munkastíluson átívelő csapatnál. Egy berlini fejlesztőnek és egy lisszaboni designernek eltérő a munkaintenziása. A munkanap végéig — vagy a heti szinkronizálás előtt — való rögzítés elvárása megőrzi a pontosságot anélkül, hogy mindenkit ugyanolyan ritmushoz kötne. Nem az számít, mikor rögzítenek, hanem az, hogy teljes és következetes-e.
Tegye normává a heti felülvizsgálatokat
Csapattagonként tíz perces heti áttekintés elkapja a hibákat, amíg még javíthatók: rossz projektkód, hiányzó feladat, a projektterv egyetlen elemével sem egyező bejegyzés. Rendszeresen elvégezve ez nem felügyeleti gyakorlat — kalibrálás. Azok a csapatok, amelyek normalizálják, kevesebb vitáról és tisztább számlákról számolnak be, mert a hibák még összeadódásuk előtt kerülnek elő.
Használja az időadatokat a csapat védelmére
A számlázási pontosság az egyik érv az időkövetés mellett. Egy távoli csapatban a terhelés-láthatóság jobb érv. Ha valaki 52 órát naplóz egy héten, és egy másik 28-at, ez a különbség csak akkor látható, ha az adat létezik. Az időnyilvántartások felszínre hozzák azt a munkát, amely máshol nem jelenik meg: azt a koordinációs terhet, amely láthatatlanul zuhan a csapatvezetőkre, az egy délutánt felőrlő ügyfélhívásokat. A láthatóság az, ami lehetővé teszi a beavatkozást, mielőtt a probléma felmondássá válik.
Egy elosztott csapat, amelynek nincs következetes időnyilvántartása, önmagáról hiányos információval működik. Ez kezelhető, amíg minden jól megy. Drágává válik, amikor valami nem.
Cadensa
Kezdj el pontosan időt rögzíteni
Csatlakozz azokhoz az EU-s ügynökségekhez, amelyek a Cadensát használják a megfelelőséghez és a gyorsabb fizetéshez.
Ingyenes próba