A legtöbb EU-s ügynökség számlázási eszköznek tekinti az időkövetést. A 2019-es uniós bírósági ítélet (C-55/18. sz. ügy) más keretet adott ennek. Az Európai Unió Bírósága kimondta, hogy a tagállamoknak mérniük kell a munkavállalók napi munkaidejét — az ügynökségek számára ez jogi kötelezettség, nem csupán adminisztratív szokás. A pontos nyilvántartás ma adókötelezettség, munkaidő-irányelv, ügyfélellenőrzés és GDPR-megfelelőség szempontjából egyaránt számít.
A munkaidő-nyilvántartás jogszabályi kötelezettség
A C-55/18. sz. ítélettel az EU Bírósága kötelezővé tette a napi munkaidő mérését. Ez nem bérszámfejtési elvárás — megfelelőségi előírás. Az ügynökségeknek munkavállalónként, időbélyeggel ellátott nyilvántartást kell vezetniük. Egy időkövetési szoftver, amely automatikusan naplózza ezeket, teljesíti az előírást. Hónap végén utólag kitöltött táblázatok általában nem.
A határon átnyúló számlázás egyértelmű ellenőrzési nyomvonalat igényel
Az áfa-ellenőrzések nem fogadnak el becsléseket. Ha egy ügynökség más uniós tagállamban lévő ügyfélnek számláz, az ügylet dokumentációs előírások hálójába kerül: eltérő áfakulcsok, számlakövetelmények, megőrzési kötelezettségek. Ellenőrzés esetén az időnyilvántartást a számlával együtt kérik el. Az egyértelmű, projekthez kapcsolt, időbélyeggel ellátott nyilvántartás kezelhetővé teszi a folyamatot. Az utólag rekonstruált becslés nem.
Az ügyfélszerződések egyre inkább időnyilvántartást írnak elő
A vállalati és közszektorbeli ügyfelek ellenőrzési jogokat foglalnak a szerződéseikbe — és ez nem korlátozódik a vitás számlákra. Bármikor kérhetik a teljesített órák dokumentációját. Az az ügynökség, amely percek alatt exportál egy projektszintű időriportot, más pozícióból válaszol erre, mint amelyik emailekből és emlékezetből próbálja rekonstruálni a nyilvántartást.
A GDPR vonatkozik a munkavállalói időadatokra
Az időadat személyes adat. Mikor dolgozik valaki, meddig, min — a GDPR ezekre is vonatkozik. Jogalap, megőrzési határidő, törlési jog: ugyanazok az elvárások, mint más személyes adatoknál. Az ügynökségeknek ellenőrizniük kell: EU-n belül tárolódik-e az adat? A munkavállaló le tudja-e kérni a saját nyilvántartását? Lejárt megőrzési idő esetén törölhető-e? Egy nem megfelelő garanciákkal rendelkező, EU-n kívüli szerver olyan kitettséget jelent, amelyet a legtöbb ügynökség nem mért fel.
A pontos nyilvántartások vitás esetekben védik az ügynökséget
Munkaügyi viták ritkák. Számlázási nézeteltérések kevésbé. Mindkét esetben a dokumentáció nem visszamenőleges bizonyíték — előretekintő védelem. Az az ügynökség, amely időbélyeggel és projektkóddal rögzített nyilvántartással rendelkezik, percek alatt tud reagálni. Amelyik nem rendelkezik ilyen nyilvántartással, az bizonyíték nélkül érvel.
Az ellenőrzésen legjobb pozícióban lévő ügynökségek nem a legfejlettebb szoftvert használják. Azok, akik az időnyilvántartást kezdettől jogi dokumentációként kezelték. Ez szokás kérdése, nem szoftverfunkcióé.
Cadensa
Kezdj el pontosan időt rögzíteni
Csatlakozz azokhoz az EU-s ügynökségekhez, amelyek a Cadensát használják a megfelelőséghez és a gyorsabb fizetéshez.
Ingyenes próba