A számlázási viták szinte soha nem a számlánál kezdődnek. Hetekkel korábban kezdődnek — egy tisztázatlan díjstruktúrával, egy homályos időbejegyzéssel, vagy egy olyan projekttel, amelyet nem auditálhatóságra terveztek be. Mire az ügyfél megkérdőjelez egy tételt, az alapprobléma már hetek óta fennáll.
Határozza meg az óradíjakat a projekt indulása előtt
Az ügynökségi számlázásban a díjak körüli nézeteltérések szinte mindig az időrögzítés megkezdése előtt keletkeznek. A nyilvántartás első pillanatától kezdve a díjnak már írásban rögzítettnek kell lennie: egyetlen összevont díj, szerepalapú díjak, vagy havi órakeret túllépési díjjal. Ha a díjstruktúra homályos a számla megérkezésekor, a számla maga lesz a tárgyalás — ami a legrosszabb időpont erre.
Következetesen használjon projektkódokat és feladatcímkéket
A 'tervezési munka' időbejegyzés szinte semmit nem mond az ügyfélnek. A 'Főoldal drótváz felülvizsgálata a visszajelzési megbeszélés alapján' pontosan megmondja, miért fizetett. A különbség nem az erőfeszítés — a strukturált címkézés szokása a projekt elejétől. Állítson be projekteket meghatározott feladatkategóriákkal, tegye a következetes címkézést csapati normává, és a számla önmagától érthetővé válik.
Vizsgálja felül az időbejegyzéseket a számla kiállítása előtt
A jó nyilvántartási szokások csökkentik a számlázási hibákat. Nem szüntetik meg őket. Egy 15 perces felülvizsgálat minden számlázási ciklus előtt elfogja azokat a bejegyzéseket, amelyeknek nem kellene ott lenniük: duplikátumok, rossz projekthez naplózott feladatok, aránytalannak tűnő óraadatok. A felülvizsgálat nem változtat azon, ami történt — de azt jelenti, hogy az ügyfél soha nem látja a helyesbítésre szoruló változatot.
Foglalja be a számlába magába az idő-összefoglalót
Az a számla, amely csak végösszeget és fizetendő összeget mutat, bizalmat kér — nem megértést. A csapattagok, feladatkategóriák vagy hetek szerinti bontás elegendő átláthatóságot ad az ügyfélnek a gyors jóváhagyáshoz, anélkül hogy kérdeznie kellene. A legtöbb ügyfél nem olvas el minden sort. A végösszeget átnézi, és kettő-három bejegyzést ellenőriz szúrópróbaszerűen. Adjon valamit, ami átmegy ezen az ellenőrzésen.
Küldjön számlákat kiszámítható ütemezés szerint
A szabálytalan számlázási ritmusú ügynökség cash flow-problémát teremt magának és jóváhagyási súrlódást az ügyfelének. Az ügyfél, aki minden hónap elsején kap számlát, ezt beépíti a belső fizetési folyamatába. Az ügyfél, aki kiszámíthatatlanul kap számlákat, jóváhagyásokat hajszol és átütemezi a fizetési köröket. A kiszámítható számlázás nem formaság — részben ez tesz egy ügynökséget könnyűvé a munkában.
Az az ügyfél fizet, aki érti, miért fizet. A dokumentáció nem bürokrácia — az érvelés a számla mellett, még mielőtt bárki megkérdőjelezné.
Cadensa
Kezdj el pontosan időt rögzíteni
Csatlakozz azokhoz az EU-s ügynökségekhez, amelyek a Cadensát használják a megfelelőséghez és a gyorsabb fizetéshez.
Ingyenes próba